Welkom op deze website over Koppelzones.
De Koppelzone is een ruimte waarin organisaties die samen een keten vormen afspraken kunnen maken over de samenwerking in hun keten(s).

Het koppelzone-concept is, samen met andere concepten, instrumenten en werkvormen, ontwikkeld door de stichting Transactieland.nl. Organisaties kunnen hiermee samen hun gezamenlijk proces permanent verbeteren. Binnen het programma BETERnu neemt de koppelzone een centrale rol in.

De Koppelzone: waarom?

Alle producten en diensten die we nodig hebben zijn het resultaat van een lange keten van bedrijven en organisaties die moeten samenwerken. Dat gaat lang niet altijd goed. Bijna iedereen doet enorm zijn best, maar als schakeltje in die ketens zijn we afhankelijk van elkaar. Daar zit veel pijn: burgers zijn ontevreden. Werknemers en professionals zijn gefrustreerd want ondanks hoge werkdruk kunnen ze vaak niet presteren zoals ze zouden willen. Bestuurders, die nauwelijks weten wat er op de werkvloer gaande is, vrezen hoe zich te verantwoorden.

Problemen in de keten ontstaan zelden door verkeerde acties van de afzonderlijke partijen in de keten. Waar het mis gaat is in de afstemming tussen die partijen, in de trans-acties dus. Verbetering wordt mogelijk door:

• Beter op elkaar afstemmen en vereenvoudigen van de processen van de organisaties in de keten vanuit de bedoeling van die keten;
• het (daartoe) systematisch benoemen, erkennen en wegnemen van obstakels in die samenwerking;
• het (daarmee) vergemakkelijken van de informatie-uitwisseling tussen de organisaties in de keten;
• het (op die manier) beheersen van het budget en het verminderen van administratieve lasten.

De Koppelzone: wat?

De Koppelzone is de omgeving voor een proces van permanente verbetering van de keten vanuit de bedoeling van die keten. Dit is een proces van leren, doen en delen:

– ‘Leren’ gaat over het steeds opnieuw analyseren van het functioneren van de keten, vanuit het perspectief van het doel van die keten (b.v. het welzijn van een cliënt); in deze analyse zoeken we permanent naar obstakels die het goed functioneren van de keten (en dus het bereiken van het doel) in de weg staan; we noemen deze obstakels ‘waardelekken’.

– ‘Doen’: vanuit de analyse van de waardelekken, maken we in de koppelzone afspraken, waardoor deze worden ‘gedicht’. Dat gaat meestal over het aanpassen van procedures en werkwijzen en informatiesystemen binnen de keten. Maar natuurlijk gaat het er ook over dat de ketenpartners hun interne werkwijzen, procedures en informatiesystemen moeten aanpassen.

– ‘Delen’: steeds opnieuw zullen de afspraken die in de koppelzone worden gemaakt breed worden gedeeld, zodat iedereen er kennis van kan nemen.

De Koppelzone: hoe?

Binnen de Koppelzone staat één vraag steeds centraal: “Hoe gaan wij hier eigenlijk met elkaar om?”

Deze vraag wordt gesteld vanuit drie invalshoeken:

• normatief: welke waarden zijn voor elk van de ‘ketenpartners’ belangrijk
• procedureel: wat verwachten we concreet van elkaar in de dagelijkse gang van zaken
• technisch: hoe communiceren wij met elkaar en gebruiken we elkaars gegevens?

En deze vraag stellen we op drie niveaus binnen de keten:

– de praktijk-experts: de mensen die, werkend vanuit verschillende organisaties, samen het dagelijkse werk in de keten doen; zij weten als regel het beste welke problemen zich in de keten voordoen en ze weten meestal ook het beste welke oplossingen daarvoor bedacht kunnen worden.

– de managers: praktijk-experts weten welke problemen er zijn en hoe die kunnen worden opgelost. Maar wat ze niet kunnen, is het maken van afwegingen over prioriteiten. Daar zijn managers voor, die meestal én een goed zicht hebben op wat er op de werkvloer gebeurt én ook goed weten wat de organisatie op strategisch niveau beoogt.

– de bestuurders, zij die eindverantwoordelijk zijn en dus uiteindelijk hun respectievelijke organisaties kunnen binden

Voor het werken binnen de koppelzone zijn instrumenten ontwikkeld voor:

• het in beeld brengen van concrete waardelekken binnen een keten
• het definiëren van de business-case voor het opheffen van die waardelekken
• het vinden van concrete oplossingen voor concrete problemen
• het aggregeren van incidentele naar generieke oplossingen
• het genereren van gestandaardiseerde, dus meervoudig te gebruiken, afspraken.

Waardelekken zijn díe overdrachtspunten tussen organisaties waar kosten gemaakt worden zonder dat ze waarde opleveren (onnodige transactiekosten). Voorbeelden van dergelijke verspilde energie zijn: wachttijden, kopiëren van gegevens van het ene systeem naar het andere systeem, administratieve lasten, gebrek of juist teveel aan informatie.